Nếu bạn đang tìm hiểu thông tin về quy định về hợp pháp hóa lãnh sự để tiến hành làm thủ tục, hồ sơ cần thiết thì bài viết dưới đây từ Đại sứ quán Việt Nam tại Thái Lan sẽ giúp ích cho bạn.
1. Trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, hầu hết tất cả các giấy tờ, tài liệu nước ngoài do cơ quan của nước sở tại cấp khi muốn sử dụng tại Việt Nam thì đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ một số trường hợp dưới đây:
– Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo hiệp ước quốc tế mà cả 2 nước (Việt Nam và quốc gia liên quan) đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu đó phải được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa 2 cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu phía Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự và bắt buộc phải phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự: Trình tự thủ tục
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự cho biết có 2 cách để hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
a) Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao:
– Nộp hồ sơ gồm:
- 1 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định được điền đầy đủ thông tin;
- Bản chính giấy tờ tùy thân nếu đến nộp hồ sơ trực tiếp (sẽ được trả lại sau khi kiểm tra); hoặc bản photo nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận lãnh sự + 01 bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên + 01 bản photo.
Lưu ý: Trong một số trường hợp nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể được yêu cầu xuất trình bổ sung bản chính các tài liệu liên quan và 01 bản photo để lưu tại Bộ Ngoại giao.
– Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, Bộ Ngoại giao sẽ tiến hành đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao xem có chính xác và hợp lệ hay không.
– Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
– Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Riêng trường hợp hồ sơ có 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
b) Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:
– Nộp bộ hồ sơ bao gồm:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định được điền đầy đủ thông tin;
- Bản chính giấy tờ tùy thân nếu đến nộp hồ sơ trực tiếp (sẽ được trả lại sau khi kiểm tra); hoặc bản photo nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm + 01 bản dịch sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được + 01 bản photo các giấy tờ, tài liệu để lưu tại.
Lưu ý: Trong một số trường hợp nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể được yêu cầu xuất trình bổ sung bản chính các tài liệu liên quan và 01 bản photo để lưu tại Bộ Ngoại giao.
– Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự sẽ tiến hành đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao xem có chính xác và hợp lệ hay không.
– Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc sau khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ và có thể lâu hơn nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, có 5 loại giấy tờ không được phép hợp pháp hóa lãnh sự:
– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính đúng cách theo quy định pháp luật;
– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau trong chính các loại giấy tờ đó hoặc với các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ;
– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;
– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Ngoài ra, các loại chữ ký, con dấu được sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu và chữ ký gốc;
– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích, không phù hợp với chủ trương, chính sách hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
Trên đây là thông tin chi tiết về các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự hiện tại của Việt Nam. Chúc bạn thành công!
